Lesbare Kennungen
Jede Aufgabe bekommt eine Kennung wie PORTAL-142, pro Projekt nummeriert und bequem in einer Mail zu zitieren.
Das Problem
Die Arbeit für verschiedene Kunden verteilt sich auf mehrere Werkzeuge und Postfächer.
Eigene Spalten pro Projekt, ein Board für alle Kunden.
Jedes Projekt bekommt die Spalten, die es braucht, und jede Spalte ist einer von sieben Phasen zugeordnet. Darüber lassen sich die Aufgaben aller Kunden auf einem Board zeigen, während jeder Kunde sein Projekt mit den Spaltennamen sieht, die Sie für ihn festlegen.
01 · Spalten & Phasen
Spalten nach Ihrer Arbeitsweise.
Spalten lassen sich pro Projekt anlegen, umbenennen, umsortieren und archivieren. Jede Spalte gibt an, für welche der sieben Phasen sie steht. Darauf beruhen das Board über alle Kunden und der Statuspunkt, der in jedem Projekt dasselbe bedeutet. Zusätzlich kann jede Spalte einen eigenen Namen für den Kunden tragen.
- Zwei Spalten dürfen sich eine Phase teilen, „Internal QA“ und „Client review“ etwa liegen beide unter Review.
- Jede Spalte kann ein Label für den Kunden tragen, damit „Done · billable“ bei ihm als „Geliefert“ erscheint.
- Einen Farbwähler gibt es nicht. Die Phase bestimmt die Farbe des Punkts, und so liest sich jedes Board gleich.
Portal Relaunch — Spalten6 von 7 Phasen genutzt
| Ihr Label | Phase | Kunde sieht |
|---|---|---|
| Requested | Backlog | Requested |
| Estimated | Planned | Quote ready |
| In progress | In progress | We’re on it |
| In review | Review | Awaiting your feedback |
| Done · billable | Done | Delivered |
| Blockedvon Ihnen angelegt | Blocked | wie intern |
Die siebte Phase, Abgerechnet, ist für Arbeit gedacht, die bereits berechnet wurde. Dieses Projekt hat ihr noch keine Spalte zugeordnet.
02 · Kundenanfragen
Anfragen direkt vom Kunden.
Ihr Kunde füllt vier Felder aus: Titel, Beschreibung, Projekt und Priorität. Daraus entsteht eine Aufgabe in der ersten Spalte des Projekts, mit dem Namen des Anfragenden und dem Zeitpunkt. Dateien kann er anschließend an die Aufgabe hängen.
- Der Kunde schlägt eine Priorität vor. Schätzung und Zuständigkeit legen Sie fest, und das letzte Wort haben Sie.
- Kunden können eine Karte nur verschieben, wenn Sie die alte und die neue Spalte dafür freigegeben haben.
Arbeit anfragen — so, wie Ihr Kunde es sieht
TitlePDF invoice export
DescriptionWe need to hand invoices to our accountant as PDF, with the same numbering as the portal.
PriorityHigh▾
ProjectPortal Relaunch▾
03 · Zwei Schätzungen
Was Sie dem Kunden nennen und was Sie intern erwarten.
Jede Aufgabe hat zwei Schätzungen: Die Schätzung für den Kunden sieht er als geschätzten Aufwand, die interne Schätzung sieht nur Ihr Team. Beim Anlegen erhalten beide denselben Wert. Weichen sie später voneinander ab, hat das jemand bewusst so eingetragen.
- Die erfassten Stunden stehen neben beiden, sodass an der Aufgabe sichtbar wird, wenn mehr Zeit erfasst ist als geschätzt.
- Ändern Sie später die Schätzung für den Kunden, bleibt die interne Schätzung unverändert.
Ihre Seite
PORTAL-142SEPA direct debit
Internal
10.0 h
Quoted to client
8.0 h
Tracked
9.4 h
Kundenansicht
PORTAL-142SEPA direct debit
Estimated effort8.0 h
Interne Schätzung und Stunden: nicht übertragen04 · Alle Aufgaben
Ein Board über alle Kunden.
Auf dem Board „Alle Aufgaben“ stehen die Aufgaben aller Projekte, nach den sieben Phasen gruppiert. So sehen Sie an einer Stelle, was bei allen Kunden gerade läuft. Mit einem Schalter beschränken Sie die Ansicht auf Ihre eigenen Aufgaben, oder Sie öffnen ein einzelnes Projekt mit seinen eigenen Spalten.
- Board oder Liste: Die Liste blendet bei schmalen Fenstern Spalten aus und passt so auch neben eine Videokonferenz.
- Die geöffnete Aufgabe steht in der URL, und wer Ihren Link öffnet, sieht dieselbe Aufgabe.
All work3 customers · grouped by stage
Backlog
PORTAL-151Muster GmbH
NORD-12Nordlicht
In progress
PORTAL-142Muster GmbH
OCK-7Studio Ocker
Review
NORD-9Nordlicht
Im Detail
Fünf Prioritäten
Keine, niedrig, mittel, hoch und dringend. Nur die beiden höchsten sind farbig hervorgehoben, damit Dringendes auffällt.
Labels über Projekte hinweg
Labels gelten für die ganze Agentur, sodass dieselbe Sache in jedem Projekt mit demselben Wort bezeichnet wird.
Kommentare in zwei Modi
Jeder Kommentar ist intern oder mit dem Kunden geteilt. Bei einer internen Aufgabe wird die geteilte Variante gar nicht erst angeboten.
Dateien mit Vorschau
Ziehen oder fügen Sie Screenshots in eine Aufgabe oder einen Kommentar ein. Bilder bekommen eine Vorschau, und jede Datei durchläuft dieselbe Zugriffsprüfung.
Verknüpfte Dokumente
Hängen Sie ein Konzept oder Briefing an die Aufgabe, die es beschreibt, und verweisen Sie aus jedem Text auf jede Aufgabe.
Direkt bearbeiten
Titel, Beschreibung und Schätzungen bearbeiten Sie genau dort, wo sie stehen, die Beschreibung mit dem vollen Editor.
Ein Timer auf jeder Karte
Starten Sie die Zeiterfassung von der Karte, der Listenzeile oder der Aufgabe selbst. Ein Klick genügt, ein Formular gibt es nicht.
Weitere Funktionen
Probieren Sie es mit Ihren eigenen Kunden aus.
Wir richten Ihren Arbeitsbereich gemeinsam mit Ihnen ein und übernehmen Ihre laufenden Projekte, noch während des ersten Gesprächs.